QUY TẮC 5S TẠI APE

Quy tắc 5S là một phương pháp quản lý, hệ thống tổ chức đối với không gian làm việc lần đầu tiên được sử dụng tại Nhật Bản và phát triển tới nhiều nước trên thế giới, dưới đây là các bước trong quy trình 5S hiệu quả mà Công ty APE đã áp dụng:

𝐒𝐞𝐢𝐫𝐢 (𝐒𝐚̀𝐧𝐠 𝐥𝐨̣𝐜)

Các nhân sự và đồng nghiệp tại văn phòng nên quan sát khu vực làm việc của mình. Xác định những thứ cần thiết, không thực sự cần thiết và một số thứ không biết rõ là cần thiết hay không, có thể trực tiếp loại bỏ đối với những thứ không cần thiết hoặc để một nơi gọn gàng, đối với những thứ cần thiết, bạn nên sắp xếp lại theo Seiton (Sắp xếp).

𝑆𝑒𝑖𝑟𝑖 giúp giảm thiểu tối đa các máy móc, vật dụng không cần thiết để tăng không gian làm việc, giảm được diện tích lưu trữ và giảm số lượng các vật dụng như tủ tài liệu, tủ đựng hồ sơ.

𝐒𝐞𝐢𝐭𝐨𝐧 (𝐒𝐚̆́𝐩 𝐱𝐞̂́𝐩)

Đối với các máy móc, vật dụng, công cụ, v.v. thường xuyên sử dụng, bạn nên để gần trong tầm tay với, hoặc đặt tại những nơi dễ tìm, có thể phát hiện ra ngay khi cần dùng. Đối với các vật dụng ít khi sử dụng hơn có thể để xa tầm tay với, nhưng cũng cần đặt tại nơi dễ tìm. Đối với các vật dụng lâu ngày mới cần dùng đến thì nên cất vào tủ hoặc kho chứa đồ đạc tại văn phòng.

𝑆𝑒𝑖𝑡𝑜𝑛 mang đến nhiều ưu điểm cho hầu hết các doanh nghiệp. Giúp giảm thiểu thời gian làm việc, giảm thời gian cho việc tìm kiếm vật dụng khi cần và giảm thời gian kiểm tra các vật dụng. Hạn chế tình trạng mất tài sản trong văn phòng. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, sắp xếp công việc tốt hơn.

𝐒𝐞𝐢𝐬𝐨 (𝐒𝐚̣𝐜𝐡 𝐬𝐞̃)

Từng cá nhân trong các phòng ban sẽ được phân chia các nhiệm vụ và khu vực cần giữ sạch sẽ trong văn phòng. Sau đó phải tiến hành vệ sinh các thiết bị, dụng cụ, cơ sở vật chất tại khu làm việc. Tiến hành cải tiến hoặc điều chỉnh nhằm mang đến một môi trường làm việc ngăn nắp, thoáng đãng.

𝑆𝑒𝑖𝑠𝑜 giúp môi trường nơi công sở luôn gọn gàng, ngăn nắp, mang đến cảm giác thư thái, tạo hứng khởi cho nhân viên tại nơi làm việc. Giảm thiểu tối đa các hư hỏng cho dụng cụ và thiết bị làm việc. Gây dựng hình ảnh đẹp cho văn phòng, cho công ty, doanh nghiệp trong mắt các ứng viên, khách hàng và cả đối tác.

𝐒𝐞𝐢𝐤𝐞𝐭𝐬𝐮 (𝐒𝐚̆𝐧 𝐬𝐨́𝐜)

Lập bảng tiêu chuẩn và nguyên tắc hoạt động, quy trình làm việc cho mỗi công việc. Thực hiện quy trình làm việc dựa theo kế hoạch tiêu chuẩn đã đề ra. Kiểm tra, theo dõi và thực hiện đánh giá định kỳ quy trình áp dụng quy tắc 5s trong văn phòng.

Các quy tắc từ s1 – s3 sẽ được chuẩn hóa, hình thành hướng đi giúp công ty, doanh nghiệp và văn phòng hình thành môi trường phát triển theo hướng 5S.

𝐒𝐢𝐭𝐬𝐮𝐤𝐞 (𝐒𝐚̆̃𝐧 𝐬𝐚̀𝐧𝐠)

Lên kế hoạch huấn luyện, đào tạo, hướng dẫn các nhân viên. Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cho quá trình đào tạo và tiến hành đào tạo theo từng đợt hoặc theo diện rộng toàn thể doanh nghiệp. Đo lường mức độ hiệu quả và đánh giá sau đào tạo.

𝑆𝑖𝑡𝑠𝑢𝑘𝑒 giúp nhân sự tạo thói quen làm việc tự giác, cởi mở và chuyên nghiệp. Tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, hiện đại từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp.